電子契約とは?導入メリットとデメリットについて解説


従来、契約書というと紙に印鑑を押印するのが当たり前でした。しかし、最近では電子契約と呼ばれる新しい形式で契約の証明がおこなわれることも増えてきています。

では、この電子契約とは具体的にどのような仕組みのものなのか、また導入するメリットとデメリットにはどのようなことが挙げられるのか、解説します。

電子契約とは

契約書に印鑑を押印していた代わりに、電子データに電子署名または電子サインで取り交わされる契約のことです。契約内容は電子データとして作成されますが、書面と同様の効力が認められています。

2018年にJIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)が公開した電子契約の利用率等に関する調査によれば、導入企業は43.1%、検討中を含めると63.7%と、多くの企業が注目していることがわかります。

電子契約のメリット

では、電子契約を利用するメリットにはどのようなものが挙げられるのか、解説します。

コスト削減

電子契約を導入することで、これまで紙ベースでおこなっていた契約が電子化されれば、つぎのようにあらゆるコストを削減する効果が見込めます。

用紙代

契約書を印刷するための用紙が不要になります。

印刷代

印刷するためのインクなどです。

印紙代

取引内容次第ではそれぞれに印紙が必要ですが、電子化すると不要です。

製本テープ代

通常は2部製本、製本の手間も省けます。

郵送代

紙の契約書は通常、郵送でやり取りをおこなうため郵送料金が必要です。また、先方への発送と返送してもらうための返送用封筒など封筒も必要ですが、切手とあわせて不要になります。

人件費

契約書の印刷、製本から封入、郵送などあらゆる人件費を省くことができます。

保管費

紙の契約書は鍵付きキャビネットなど保管スペースや設備を確保し、長期にわたり保管する手間がかかりますが、これらも必要なくなります。

業務の効率化

コスト削減の部分でも触れましたが、紙の契約書だと原本を印刷して記名押印→封入して郵送→取引先が記名押印して返送、といったプロセスが必要です。

契約締結に1~3週間ほど掛かることも多く、さらに契約内容に変更が生じた場合は、再度原本を変更して印刷・・・と1からやり直しになってしまいます。

その点、電子契約であればこれらのプロセスをすべて省略できるうえ、手続きの進捗管理もひと目でわかるため、返送忘れなども生じにくく、契約に係る業務をすべて効率化できます。

コンプライアンスの強化

契約書を紙のまま保管しておくのはハイリスクです。紙であれば、悪意をもった人物が盗んだり、内容を複製・改ざんしたりできてしまいます。

その点、電子契約であれば電子署名とタイムスタンプを複製することは難しく、万が一改ざんされてもすぐ確認できるというメリットがあります。

また、倉庫やキャビネットでの保管は紛失の可能性があり、災害によって破損する場合もあります。このような管理面でも電子契約のほうが安全で、コンプライアンスを強化できるといえるでしょう。

電子契約のデメリット

つづいて、電子契約のデメリットにはなにがあるのか、解説します。

取引先にも電子契約の環境が必要

電子契約をおこなうには取引先も同一サービスを導入、利用のための環境を整備してもらう必要があります。一方は電子でもう一方は紙、とはできません。

新たな制度を導入するとなると、社内ルールの変更や社員への説明、周知など細々とした作業も必要になってくるため、取引先の状況によっては断られる可能性もあります。

なかには登録なしで利用できる電子契約サービスもあるため、コストがネックのようであれば、このようなサービスの導入を勧めるのもよいでしょう。

電子化できない契約書もある

電子契約は多くの契約書において法的効力が認められていますが、以下のような契約においては電子化が認められておらず、紙で取り交わす必要があります。

  • 定期借地契約
  • 定期建物賃貸借契約
  • 投資信託契約の約款
  • 特定商品取引法で書面交付義務が定められているもの

セキュリティリスク

電子契約のデータは1ヶ所の管理サーバーで一括管理されている場合が多いです。しかし、この部分においてサイバー攻撃による情報流出が懸念されます。

電子契約のサービスによっては、情報の分散管理ができ、かつ複雑な暗号プロセスのあるブロックチェーン技術で対策を実施するなど、セキュリティ対策に注力しているところもあります。

契約内容が流出すれば大問題につながるおそれがあるため、サービスを選ぶ際はセキュリティの対策が十分かという部分も確認しておくとよいでしょう。

電子契約に関する法律

電子契約に関して、法律ではどのように規定がなされているのか、ご紹介します。

電子帳簿保存法

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例の関する法律」であり、1998年7月に施行された法律です。

従来、帳簿などの会計記録は書面が通常で、7年間の保管が義務づけられていましたが、一部書面において電子データとして保存することを認めました。

「電子署名」と「タイムスタンプ」が含まれていれば、多くの契約書において効力を認めています。定期的に法改正がされており、規制も徐々に緩和されてきています。

e文書法

正式名称は「民間事業者などが行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」および「民間事業者などが行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備などに関する法律」であり、2005年4月に施行された法律です。

従来、電子文書法などの条件を満たした書面は電子データとして保管可能でしたが、それ以外の書面をスキャンし、電子文書化することは認められませんでした。

この法律が制定されたことで、要件を満たす電子化した契約書、発注書などの電子データでの保管が認められ、原本を廃棄しても問題なくなりました。

電子署名法

正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」であり、2001年4月に施行された法律です。電子文書上の署名も、手書きと同等の効力を認めています。

まとめ

電子契約は契約書の作成からやり取りまでを電子化し、取引先と効率的にやり取りができるうえ、コスト削減やコンプライアンス強化も期待できる新たな契約の手段です。

現状、電子化できない契約書や取引先が対応できない場合もあるため、すべてにおいての導入は難しいかもしれませんが、近い将来これがスタンダードな契約形式になる可能性は十分にあるでしょう。

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